出席率が5割を下回った留学生の報告とは｜日本語学校の出席管理で押さえたい期限と記録

日本語学校の出席管理は、授業の運営だけでなく、入管への報告や認定日本語教育機関としての報告にも直結します。この記事では、出席率に関わる報告の期限と、そのために日々残しておきたい記録を整理します。

1. 出席率が5割を下回った生徒の報告

留学生を受け入れる日本語教育機関には、出席率が5割を下回った生徒について報告することが求められています。出入国在留管理庁が示す参考様式では、出席率が5割を下回った月の翌月末までに提出することとされています。

様式には、生徒ごとに氏名、在留カード番号、出席率、資格外活動の活動先などを記入します。報告は電子届出システムでも受け付けられています（2021年3月分から）。

つまり、月が締まったらすぐに、その月の出席率を生徒ごとに出せる状態にしておく必要があります。翌月末という期限は、気づいたときには過ぎていることがある長さです。

2. 全生徒の6か月間の出席率

5割未満の生徒だけでなく、全生徒の6か月間の出席率を報告する参考様式もあります。こちらは、出席すべき授業時間数と、実際に出席した時間数をもとに計算します。

ここで差が出るのが、遅刻・早退の扱いと1日を何コマで数えるかです。1日を1件で記録している学校と、授業のコマごとに記録している学校では、同じ欠席でも出席率が変わります。学校として数え方を決め、記録のしかたを揃えておくことが大切です。

3. 認定日本語教育機関の毎年度の報告

日本語教育機関認定法では、認定日本語教育機関の設置者は、日本語教育の実施状況を毎年度文部科学大臣に報告することになっています。報告された内容は取りまとめられ、概要が公表されます。

在籍者数や国籍、出席の状況、修了後の進路などは、1年分をまとめて振り返ることになります。年度末になってから集め直すより、日々の記録から集計できる形で残しておく方が確実です。

4. 日々残しておきたい記録

記録	なぜ必要か
日付×授業（コマ）ごとの出欠・遅刻・早退	月ごと・6か月ごとの出席率を、どの単位でも出し直せる
出席率が下がった生徒への指導の記録	いつ、誰が、どんな指導をしたかを説明できる
在留カード番号・期限	5割未満の報告様式にそのまま使う
アルバイト先（資格外活動の活動先）	報告様式の記入欄。出席率低下の背景の確認にも
進路希望と進路先	年度の報告での進路集計に使う

報告の基準は5割ですが、5割を下回ってから動いたのでは遅いのが現場の実感ではないでしょうか。学校独自に、たとえば8割を下回った時点で面談するといった指導のラインを決めておくと、早めに手を打てます。

まとめ

5割未満は翌月末まで、6か月ごとの出席率、そして毎年度の報告。期限はばらばらでも、もとになるのは同じ「日ごとの出欠記録」です。記録の単位を揃えておけば、どの報告にもそのまま使えます。

KOTOBAONE では、コマ単位の出欠と遅刻・早退の換算から月ごとの出席率を自動で計算し、8割・5割を下回った学生を一覧で知らせます。改善指導の記録や、定期報告に使う在籍者・国籍・進路の集計も同じ画面で行えます。

参考：出入国在留管理庁「出席率が5割を下回った生徒に係る日本語教育機関からの報告（参考様式）」「全ての生徒の6か月間の出席率に係る日本語教育機関からの報告（参考様式）」、日本語教育の適正かつ確実な実施を図るための日本語教育機関の認定等に関する法律 第9条。最新の様式と期限は、出入国在留管理庁・文部科学省の公表資料でご確認ください。